Postępująca technologia wpłynęła na wiele dziedzin życia, w tym na działalność firm w różnych branżach. Stosuje się innowacyjne narzędzia informatyczne, które pozwalają zautomatyzować pracę i zwiększyć jej efektywność. Zaliczają się do nich systemy ERP, jakie dawniej wdrażały głównie duże firmy, a teraz przez elastyczność tych programów, decyduje się także sporo mniejszych podmiotów. Jednak to, czy system ERP pozwoli wykorzystać pełnię potencjału, zależy od tego, czy firma wybierze odpowiednie narzędzie.
System ERP ma wspierać funkcjonowanie całej firmy. Składa się z modułów odpowiadających narzędziom, z jakich korzysta się w różnych działach. Generowane i przetwarzane w nich dane trafiają do jednej zintegrowanej bazy danych. W zależności od tego, jaki jest charakter działalności przedsiębiorstwa, liczba modułów jest inna, ale nie jest to jedyna kwestia, jaką należy przemyśleć.
Każda firma ma własne potrzeby
Ze względu na duże zapotrzebowanie na systemy ERP dostępne są różne rozwiązania i zanim zaczniemy zastanawiać się, które z nich wybrać, musimy sprecyzować wymagania, jakie wobec nich mamy. Musimy sobie odpowiedzieć na takie pytania, jak to, które procesy chcemy zoptymalizować, gdzie pojawiają się problemy związane z zarządzaniem i jakie funkcje będą nam potrzebne. Inne są potrzeby firmy produkcyjnej a inne transportowej lub handlowej. Żeby uzyskać pełny obraz potrzeb, najlepiej zaangażować pracowników działów, w jakich będzie wdrożone oprogramowanie. Łatwiej sprecyzują, co będzie im potrzebne.
Czym powinien się wyróżniać system ERP?
Sprecyzowanie potrzeb pozwoli określić, jakie moduły i funkcje musi mieć program, ale oprócz tego dobry system powinien charakteryzować się kilkoma cechami. Ma być elastyczny i skalowalny, co oznacza, że wraz z rozwojem firmy będzie możliwe rozszerzenie go o kolejne moduły bez konieczności kupowania nowych narzędzi.
Ważne, by zwrócić uwagę na możliwość integracji z innymi programami i aplikacjami, z jakich się już w firmie korzysta. Warto też zweryfikować, czy system ERP cechuje się mobilnością i pozwoli na korzystanie z niego na wielu urządzeniach.
Jedną z największych zalet systemów ERP jest automatyzacja, dlatego przed wyborem oprogramowania należy przyjrzeć się temu, jakie zadania mogą być zautomatyzowane.
System ERP powinien zapewniać bezpieczeństwo, dlatego trzeba zweryfikować, jakie zastosowano w nim zabezpieczenia.
Określenie budżetu
W zależności od złożoności oprogramowania, tego ile będzie miał modułów, czy będzie w wersji standardowej, czy tworzony od zera pod kątem danej firmy, cena będzie się różnić. Znaczenie ma też sposób wdrożenia, bo praca w programie może być na przykład w chmurze. Planując budżet na ten cel, należy uwzględnić koszty licencji, wdrożenia, szkoleń, koszty utrzymania i aktualizacji.
Wybieramy narzędzie i testujemy interfejs
Mając komplet danych na temat tego, czego oczekujemy i ile możemy wydać pieniędzy, przechodzimy do analizy dostępnych narzędzi. Przejrzyjmy opinie kilku z nich, a jeśli jest taka możliwość, to przetestujmy wersję demo, aby sprawdzić, czy odpowiada nam interfejs. Taką opcję ma na przykład system enova365, który jest jednym z najchętniej wybieranych przez podmioty z różnych sektorów systemem ERP.
