Toniesz w papierowej dokumentacji technicznej? Twój zespół projektowy traci czas na szukanie informacji i poprawianie błędów? Jest na to sposób – cyfryzacja! Poznaj praktyczne wskazówki, jak stworzyć i zarządzać cyfrową dokumentacją techniczną.
Standaryzuj formaty i szablony
Aby skutecznie zarządzać cyfrową dokumentacją techniczną, trzeba najpierw ustalić jednolite zasady jej tworzenia i organizacji w całej firmie, dlatego zadbaj o to, by wszystkie dokumenty w Twojej firmie powstawały w jednolitych formatach i szablonach.
Dlaczego to takie ważne? Wyobraź sobie, że każdy z Twoich projektantów tworzy dokumentację w innym programie, używa różnych czcionek, stylów i układów strony. Chaos gwarantowany! Szukanie potrzebnych informacji zamieni się w żmudne przedzieranie przez gąszcz niekompatybilnych plików.
W związku z tym pierwszym krokiem powinno być:
- ustalenie standardowych formatów – na przykład PDF dla dokumentów finalnych i natywne formaty edytowalne dla plików roboczych);
- stworzenie szablonów dla poszczególnych typów dokumentów – instrukcji, specyfikacji czy raportów. Dzięki temu cała dokumentacja będzie spójna i łatwa do przetwarzania.
Wdrażaj systemy do zarządzania dokumentacją
Masz już ustandaryzowane formaty i szablony? Świetnie! Teraz czas na wdrożenie systemu do zarządzania dokumentacją techniczną. To narzędzie pozwoli Ci trzymać wszystkie pliki w jednym miejscu i ułatwi całemu zespołowi dostęp do nich.
System zarządzania dokumentacją oferuje możliwości takie jak:
- dostęp do poprzednich wersji – możesz śledzić historię zmian w dokumentach i w razie potrzeby przywrócić starsze wersje;
- zarządzanie uprawnieniami – decydujesz, kto może przeglądać i edytować poszczególne pliki;
- wyszukiwanie pełnotekstowe – błyskawicznie znajdziesz potrzebne informacje.
Wdrożenie takiego systemu to inwestycja, która szybko się zwróci. Twój zespół zaoszczędzi czas na szukaniu potrzebnych dokumentów, a Ty będziesz wiedział, że wszyscy pracują na aktualnych wersjach plików.
Korzystaj z narzędzi do współpracy
Tworzenie dokumentacji technicznej to często praca zespołowa. Jak sprawić, by przebiegała sprawnie?
Z pomocą przychodzą narzędzia do pracy grupowej. Google Docs, Microsoft Teams czy Confluence pozwalają na wspólne tworzenie i edycję dokumentów w czasie rzeczywistym. Każdy członek zespołu może na bieżąco dodawać swoje uwagi i sugestie, a zmiany są widoczne dla wszystkich w tym samym momencie.
Automatyzuj działania
Tworzenie dokumentacji technicznej to często żmudny i czasochłonny proces. Na szczęście wiele czynności da się zautomatyzować dzięki odpowiednim narzędziom. Weźmy na przykład generowanie spisów treści, indeksów czy list rysunków. Robienie tego ręcznie, szczególnie w długich dokumentach, może zająć bardzo dużą ilość czasu. Jednak nowoczesne edytory tekstu potrafią automatycznie tworzyć te elementy i aktualizować je za każdym razem, gdy dodasz nowy rozdział czy ilustrację.
Niektóre narzędzia oferują funkcje takie jak automatyczne numerowanie rozdziałów i podrozdziałów, tworzenie odnośników między sekcjami czy generowanie spisów oznaczeń i skrótów. Dzięki temu nie trzeba ręcznie pilnować, czy wszystkie numery i odwołania są aktualne – program zrobi to za Ciebie.
Nowoczesne rozwiązania są w zasięgu ręki
Tworzenie i zarządzanie cyfrową dokumentacją techniczną nie zawsze jest proste, ale dzięki odpowiednim narzędziom i procesom możesz znacznie usprawnić ten proces.
Pamiętaj o standaryzacji formatów i szablonów, wdroż system do zarządzania dokumentacją, korzystaj z narzędzi do współpracy i postaw na automatyzację.
A może szukasz rozwiązania, które połączy wszystkie te elementy? Wówczas postaw na oprogramowanie EPLAN. To potężne narzędzie pozwoli Ci stworzyć perfekcyjną dokumentację techniczną i efektywnie nią zarządzać. Już dziś zacznij wdrażać dobre praktyki w zakresie cyfrowej dokumentacji technicznej. Twój zespół na tym zyska, a jakość dokumentów znacznie się poprawi.
